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こんにちは！
オレンジスピリッツの永見です。

 

新年度は、引き継ぎや業務整理を意識する時期ですよね。

 

とはいえ、

「マニュアルを作らなきゃと思いつつ後回し…」
「情報がチャットや議事録に散らばっている」
「資料はあるけど、増えすぎてどこを見ればいいのか分からない」

 

そんな状態になっている方も多いのではないでしょうか。

 

特に少人数で仕事を回していると、
日々の業務をこなしながらマニュアルを整えるのは

なかなか大変ですよね。

 

そこで今回は、AIを使って
マニュアル作成やナレッジ化をラクにする方法を3つご紹介します。

 

 

１．画面録画からマニュアルの叩き台を作る

 

操作手順を文章で最初から書こうとすると、
かなり時間がかかりますよね。

 

そんなときは、まず文章にしようとせず、
画面録画で作業を残すところから始めるのがおすすめです。

 

実際の操作画面を録画したものをAIに渡して、

「手順をステップごとに整理して」
「注意点があれば入れて」
「初心者向けに分かりやすく直して」

と頼めば、マニュアルの叩き台を作りやすくなります。

 

また、Google Vidsのようなツールを使えば、
動画編集の経験がなくても、
画面録画や文字入れ、音声の追加などがしやすいので、
説明用の動画を残したいときにも便利ですよ。

 

２．増えすぎたマニュアルはNotebookLMに入れて質問

 

マニュアルや手順書はあるけれど、
追加追加で情報が増えてしまって
結局どこに何が書いてあるのか分からない…
ということもありますよね。

 

そんなときに便利なのがNotebookLMです。

 

既存のマニュアルやPDFなどをまとめて入れておくと、

「○○の手順ってどこに書いてある？」
「この資料の要点だけ知りたい」
「初心者向けに簡単にまとめて」

と、資料に対してそのまま質問できます。

 

全部を読み返さなくても必要な情報を探しやすくなるので、
資料が増えてきたときほど便利です。

 

 

３．チャットや議事録、メモからFAQや引き継ぎ資料を作る

 

マニュアルに追加しそびれていて、
最新の運用や細かい対応方法が
チャットや会議メモの中にしか残っていない、
ということも多いですよね。

 

そういうときは、
ChatworkやSlackのやり取り、議事録、箇条書きメモなどをまとめてAIに渡して、

「FAQ形式にして」
「引き継ぎ用に整理して」
「手順と注意点を分けてまとめて」

と頼むと、マニュアルに追加しやすい形に整理できます。

 

マニュアル作成やナレッジ化は、
必要だと分かっていても後回しになりがちな作業ですよね。

 

新年度のこのタイミングで、
まずはひとつ、よく聞かれる業務から試してみてはいかがでしょうか。

 

 

ではまた！

 

 

 

 

 

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