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～本メルマガは、経営コンサルタント・中小企業診断士の米澤裕一と、
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「バリューアップ通信」は、経営のお役立ち情報を隔週でお伝えします。
合同会社バリューアップ 　代表　米澤裕一

-----------------------------会議の進め方で会社の生産性がわかる------------------------------

定例会議の進め方で、その企業の生産性をおおよそ把握することができます。
生産性の低い会議の典型的な進め方は、以下の通りです。

１）会議の場で「問題点の提示」があります。
「商品Ａにクレームが頻発しています」「今月は単月で営業赤字になりそうです」など、
会議出席者に対する事前の案内がなく、会議の場で初めて問題点が共有されます。

２）上長が問題の状況を理解するため、「問題点のヒアリング」を行います。
「なぜそんなクレームが起きてるのか？」「どの程度の赤字になりそうなのか？」など、
問題点を明確化にするためのヒアリングが上長から行われます。
当事者が事実情報を掴んでいないと、「その件は調べておきます」と保留されます。

３）問題解決のための討議が始まります。
「商品Ａの出荷をすぐに止めるべきか」「お客さんになんと説明すべきか」
「来月に向けて新規開拓を強化したらどうか」など、
意思決定のための討議が、延々と続きます。

それに対して、生産性の高い会議のやり方は、こんな流れです。

１） 問題点とそれに関する事実情報を、定例会議の前に上長や関係者に対して報告します。

２） 問題点に対する上長のヒアリングも、会議の前に行われます。

３） 会議の場では担当部門から、問題点に対する、暫定対策案（当面どうするのか）と、
恒久対策案（抜本的にどうするのか）が提示され、どの案を採用すべきか討議されます。

このように、生産性の高い会議の場では、意思決定がなされ、
そして、合意の形成とその後の役割分担などの調整が行われます。

生産性の低い会議では、事前に行うべき「問題点の共有」「問題点に関する事実確認」
「問題点の解決案の立案」が会議の場で行われるため、長くなるはずです。

なぜこのような会議の違いが起きるかは様々な要因がありますが、
要因のひとつに「各部門、各担当者の当事者意識の希薄さ」が挙げられます。

「解決策は上層部が決めて、その指示に従う」という意識が担当者に根付いていると、
自分の業務上の問題点について、本気で考え、対策を考える意識が希薄になります。

社長が社員に対して、「もっと当事者意識を持て」と言葉で言うだけではあまり効果はありません。
なぜなら、社員が当事者意識を持って仕事を進める「仕組み」を作るのは、社長の仕事だからです。
会議のやり方を変えれば、会社が変わります。


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