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～本メルマガは、経営コンサルタント・中小企業診断士の米澤裕一と、
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「バリューアップ通信」は、経営のお役立ち情報を隔週でお伝えします。
合同会社バリューアップ 　代表　米澤裕一

-----------------------------「仕組み化」という強み------------------------------------

コンサルタントとして、日々、多くの会社に接しています。
強い会社とは、「仕組み」がある会社であり、
そして、新たな「仕組み」を自発的に作れる会社であるとつくづく思います。

例えば、「仕組み」がある会社では、
・社員が業務上の問題を発見し、そのまま放置すると問題があることを上司に報告します。
・そして、その問題を討議する関係者が集まり、解決策を考えます。
・解決策として「業務改善の仕組み」を作り、組織に定着させます。

「仕組み」がしっかりある会社は「再現性」があります。
つまり、Ａさんが対応しても、Ｂさんが対応しても、
「仕組み」通りにやることで、同じ結果を得ることができます。

「仕組み化」の反対は「属人化」です。
例えば、業務上の問題を、その人のやり方で解決しようとする。
すると、うまくいく人とうまくいかない人が出てしまい、
会社としての品質にバラツキが生じます。

「仕組み」ができていない会社の多くでは、社長が現場仕事に張り付いています。
人がなかなか採用できないなどの理由はあるにせよ、
「自分がいなくても会社が回る仕組みが構築できていない」ということになります。

それでは、多くの会社で「仕組み化」が進まない理由はなぜでしょうか？
いくつか理由がありますが、大きなポイントとして、

「緊急ではないが重要である、仕組みづくりに時間を割いていないため」と考えます。
・毎日顧客からメールや電話で問い合わせが入ってきます。
・急ぎの見積対応や業者の手配もしなければなりません。
・現場や顧客先でトラブルが発生し、火消しに追われます。

このような緊急事項だけの対応で、日々業務を回していると、日常の中で、
「仕組み」を考える時間が確保できません。
時間が確保できないので、結果的に「仕組みづくり」が進まないということになります。

よって、日々の業務の中で、以下のようなルールを定めて、
継続的に実行していく必要があります。
・日常業務で気づいた問題点を、社員が自発的に声を上げ、見える化する
・収集された問題点を定期会議の場などで解決策を考える
・解決策を組織の中で確実に実行する
・問題点に気づいた人や解決策を立案した人を表彰などで処遇する　など

社員からの自発的な問題点の指摘や提案がなければ、
自分のやり方で業務を回す「属人化」された組織になってしまい、
社長はいつまでも現場に縛られてしまいます。

よって、「仕組みづくり」を社長は何としても会社に根付かせる必要があります。
社員全員が「仕組みづくり」の発想で仕事をすれば、これが会社の強みになります。
この強みがあれば、会社は持続的に成長し、
社長があれこれ、細かく指示しなくても動く、「自走式組織」になります。

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