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～本メルマガは、経営コンサルタント・中小企業診断士の米澤裕一と、
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「バリューアップ通信」は、経営のお役立ち情報を隔週でお伝えします。
合同会社バリューアップ 　代表　米澤裕一

----------------------------------仕組みを社内に定着させるには----------------------------------

前回は「仕組み化」について考えました。
強い会社とは「仕組み」があり、新たな「仕組み」を作れる会社だと思いますが、
「仕組み」を作っても元に戻ってしまい、なかなか社内に定着しない会社も多いです。

これを防ぐにはどうすればいいでしょうか。
ポイントは２つあります。

１． 決めた「仕組み」を言語化する。
２． 「仕組み」の目的が社員に腹落ちする内容になっているかをよく考える。

１つ目の言語化とは「言葉で表現すること。感覚的なものを言葉で説明し、伝達可能にすること」です。
辞書的な意味の言語化とは、相手にわかるように言語で表現することです。
言語化されていない仕組みは「ないもの」と同じなので、
朝礼などで新たな仕組みの話をしても、その後、徐々にルーズになり、いつか忘れてしまいます。

社会において言語化されていない法律はないのと同じです。
法律は成立後、官報に掲載されます。
その後、紙の媒体である法令集（六法全書）や、インターネットでも法令索引できます。

このように、決めたことを「言語化する」ことは必須ですが、 問題はどこに記載するかです。
一番いいのは、経営計画書です。
経営計画書には会社の１年の取組みを記載しますが、その中に行動指針として盛り込みます。
そして朝礼などで、繰り返し読み合わせをすれば、定着に効果があります。

２つめですが、定着しなかったということは、
仕組みの目的や意義が社員にしっかり伝わっていなかったと言えます。

仕組み化とは「それをやらないよりやる方がメリットがある」という状態が実現することです。
例えば「健康のために１日に摂取するカロリーを制限する」を例にとると、目的は健康維持です。
そのために、ごはんの量を少なくしたり、甘いものを我慢したり、お酒を控えたりします。

カロリーを制限することはストレスも溜まりますが、「健康維持のためにはしかたない」
という目的が自分の中で腹落ちしていれば、続けることができます。

社内の仕組みを作ったけども、すぐに形骸化してしまった。
ルールを決めたけど、なかなか守らない。
と言った場合は、その仕組みの目的がうまく伝わらず、
仕事を面倒にする側面の方に焦点が当たっている場合が多いです。

そして、このような仕組みの背景には、往々にして、社長が社員をコントロールしたいという思惑があります。

このような背景の仕組みはなかなか定着しませんので、
仕組み化の目的である「会社の持続的成長のため」「顧客満足度の向上のため」「法令順守のため」など、
「何のための仕組み」なのか、
そして、面倒な面もあるが、やらないとどのようなリスクがあるのかを
社員に腹落ちするように、しっかり説明し、言語化することが重要になります。


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