ＩＴ活用支援・中小企業協会の公式メルマガです。月２回定期配信します。内容は協会ニュース、話題のキーワード、動画情報などです。

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目次
・ＩＴ／ＤＸニュース
・ミニ特集「ビジネスメールの自動化と効率化」
・YouTube情報
・協会ニュース
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　先月末の台風10号で被害に遭われた方にお見舞い申し上げます。
　最近は台風や地震などの災害が多く、中小企業も従業員やお客様の安全を確保しな
がら企業活動を継続する方法を真剣に考える時期になりました。ＩＴ活用がその一助
になるように、様々な情報をご提供していく所存です。
　IT活用支援・中小企業協会は中小企業の応援団として、様々な問題解決をご支援しま
す。
　さて、今月は「ビジネスメールの自動化と効率化」をテーマに、テンプレートや自
動返信、AIチャットボットなど、メール業務を改善する具体的な方法とその効果につい
て特集しました。効率的なメール管理で、時間の節約と顧客満足度の向上が期待でき
ます。

　個別にDX経営の導入をご相談されたい方はいつでもご連絡ください。
　連絡先（担当：佐藤）
　電話：03-6822-5080
　メール：itdx@cyk.or.jp

■ＩＴ／ＤＸニュース
1. 2024年12月2日から現行の健康保険証が廃止され、マイナ保険証に移行します。
　東京新聞2024年9月3日版
　記事では、マイナ保険証に移行することに関するQ&A形式の解説を提供しています。
　主要なポイントは、マイナ保険証を持たない人には「資格確認書」が交付されるこ
と、マイナ　保険証の更新が必要であること、紛失時の対応方法などです。（佐藤）
　詳細はwebでご確認ください。
　https://www.tokyo-np.co.jp/article/351704

２．NTTは、ブロードコムなど9社と共同で、光技術を利用してデータセンター間を接
続する新サービスを開始しました。
　日本経済新聞2024年9月4日版
　このサービスでは遅延を抑える次世代通信基盤「IOWN（アイオン）」を活用し、都
市部集中　のデータセンターを地方へ分散させることを目的としています。
　400Gbpsの超高速通信が可能な機器を開発し、運用コストを50％削減、電力消費を
40％削減　する技術を採用しています。これにより、高速大容量のデータ伝送が実現
します。（佐藤）
　詳細はwebでご確認ください。
　https://www.nikkei.com/article/DGXZQOUC043H00U4A900C2000000/

■ミニ特集「ビジネスメールの自動化と効率化」
　ビジネスメールの自動化と効率化は、多くの企業にとって業務のスピードアップや
コミュニケーションの質向上に貢献します。以下に、具体的な方法とそれによる効果
を説明します。

1. テンプレートの利用
【方法】よく使うメール（例：お礼状、問い合わせ対応、見積もり依頼など）のテン
プレートを作成します。GmailやOutlookなどのメールクライアントにはテンプレート
機能があり、簡単に設定可能です。
【効果】同じ内容を繰り返し作成する手間が省け、返信速度が向上します。さらに、
統一された文書を使用することでブランドイメージの一貫性が保たれます。

2. 自動返信機能の活用
【方法】特定の時間外や休暇中に受信したメールに自動で返信する機能を設定しま
す。また、特定の条件（例：特定のキーワードを含むメールや、特定の時間に受信し
たメール）に基づいて自動返信を設定することも可能です。
【効果】メールの返信が遅れることで発生する誤解や不満を軽減できます。迅速な返
信により顧客満足度も向上します。

3. メールマーケティングの自動化
【方法】メールマーケティングツール（例：Mailchimp、SendGridなど）を使用して、
顧客に定期的にメールを自動配信します。ターゲットリストに基づいてカスタマイズ
された内容を自動で送信することができます。
【効果】顧客関係の維持や売上アップに繋がります。また、手動でメールを送信する
手間が省け、マーケティング活動が効率化されます。

4. AIチャットボットの導入
【方法】チャットボットを活用して、一般的な問い合わせや簡単なタスク（例：予約
確認、FAQ対応など）を自動で処理します。特定のフレーズやキーワードに基づいて自
動的にメールを生成するAIもあります。
【効果】人手による対応が不要となり、業務負荷が軽減されます。24時間対応が可能
となり、顧客対応が向上します。

5. メールフィルタリングと整理
【方法】メールクライアントのフィルタ機能を活用して、受信したメールを自動的に
カテゴリ分けしたり、重要度に応じて整理します。たとえば、重要なクライアントか
らのメールをすべて「優先フォルダ」に自動で振り分けることが可能です。
【効果】必要な情報をすばやく見つけることができ、無駄な時間を削減できます。ま
た、重要なメールを見逃すリスクも減少します。

6. メール追跡ツールの導入
【方法】 メールの開封状況やクリック率を追跡できるツール（例：Yesware、HubSpot
など）を導入します。
【効果】顧客がメールを開封したか、リンクをクリックしたかを確認できるため、フ
ォローアップのタイミングを適切に設定することができます。また、メールの効果を
分析し、改善につなげることが可能です。

7. カレンダー連携と自動リマインダー
【方法】メールクライアントとカレンダーを連携させ、特定のメールやタスクにリマ
インダーを自動設定します。たとえば、会議や期限のリマインダーを自動的にメール
からカレンダーに追加することができます。
【効果】重要な予定やタスクを見逃すことなく、効率的に管理できます。自動化によ
り、手作業での入力ミスも減少します。

【効果のまとめ】
・時間の節約：手作業での反復作業が減少し、他の重要な業務に集中できます。
・一貫性の向上：メール内容が統一され、ブランドイメージやメッセージの一貫性が
保たれます。
・顧客満足度の向上：迅速な対応やパーソナライズされた内容により、顧客満足度が
向上します。
・エラーの減少：自動化により、人為的なミスが減少します。

これらの方法を組み合わせることで、ビジネスメールの効率を大幅に向上させること
ができます。

当社団では、複数のビジネスメールで、自動化と効率化を検証し、それぞれの効果を
評価しています。これからビジネスメールの導入をご検討の場合、いつでも無料でご
相談に応じますので、下記までご連絡ください。
　連絡先（担当：佐藤）
　電話：03-6822-5080
　メール：itdx@cyk.or.jp


■YouTube情報
１．ＩＴ活用支援・中小企業協会
※ＩＴ活用支援・中小企業協会のチャンネル登録はこちらから
http://www.youtube.com/channel/UCzFS2U_j_u97mKH34woo7dQ?sub_confirmation=1
今月の新規動画（新規アップロード順）
・YouTubeのアルゴリズムについて（ショート動画）
https://youtube.com/watch?v=MrpfnrzSjyM
・YouTube映像の再生数が徐々に減りつつある理由（ショート動画）
https://youtube.com/watch?v=tOazEdWc_d4

２．布川先生チャンネル動画
※布川先生のチャンネル登録はこちらから
https://www.youtube.com/channel/UCGmeOEgQZMHDCw8MliVctBQ?sub_confirmation=1

今月の新規動画（新規アップロード順）
今日から超えよう。中小企業3億円の壁
https://youtube.com/watch?v=J8DAo-m1qZQ
経費が粗利を上回ったら…戦略的マネージメントを知るべき中小企業の業務組織3階層
https://youtube.com/watch?v=ZXf1iibDaJ4
中小企業の弱点を改善。何事も制度を作ってからです
https://youtube.com/watch?v=Cr17g-WZY6c

※布川(ぬのかわ)先生とは
　国内でアパレルやクルーザーの企業を経営経験がありますが、共に能力不足、バブ
ルの終焉でハードランディングな倒産を経験しました。負債5億円。これを法律に違反
せずに帳消しに。
後に経営コンサルタントに転身。
　倒産寸前の会社を復活させるのが非常に得意です。また社長の管理、企業の目標経
営計画、資金繰りの絶対法則、社員にやる気を出させる給与報酬規程など、中小企業
生存の術を知り尽くした経営のコーチです。

■協会ニュース
１．定期IT雑談会を開催いたします。
https://itdx.cyk.or.jp/it-chat-2024/
上記サイトのリストより、話してみたい会話をぜひ選んで下さい！
・日時：毎週火曜日16:30～17:00まで：雑談内容・申込方法詳細は社団HPを参照URL
・内容：今月はさらなる進化を遂げたChatGPT4oの凄さ、改めて知ってほしいワードプ
レスサイトについてお伝えします。その他の話題も豊富です。

２．オンライン・対面面談を実施しています。
是非ともお申し込み下さい。(都内にお越しの際は是非とも当オフィスへも足をお運び
ください！)
下記メールアドレスにご連絡をください。
itdx@cyk.or.jp
住所
〒104-0051 東京都中央区佃1-11-8 ピアウエストスクエア353
電話番号　 03-6822-5080

現在数社と毎月定期的にオンラインでの面談を行っています。内容に関しては
・今後のIT戦略
・現状のソフトウェアやアプリの問題解決
・マーケティング戦略
など、多岐に渡るご相談が可能です。

３．その他
1.SNSフォロワー10000人達成目標サポート
https://itdx.cyk.or.jp/sns-support/
新時代到来！YouTube戦国時代を生き抜く分析と提言
https://itdx.cyk.or.jp/service/youtube-advise/
2.社団発信SNS
・社団ツイッターアカウントhttps://twitter.com/ITDX_jp
・【新サービス】社団ツイッターSNS&YouTube情報発信アカウントhttps://twitter.com/SNSYouTubeS
・社団フェイスブックページアカウントhttps://www.facebook.com/ITDXJAPAN
フォローをお待ちしております！
3.顧問企業様向けサービス
　現在、当社団は顧問企業様の多様なニーズにお応えするために、多分野の士業様と
連携を強化しつつあります。
　補助金申請、法律相談などで個別のご相談がある場合に、各専門士業をご紹介でき
ます。


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編集後記
　皆様、いつもお読みいただきありがとうございます。
　9月号ではビジネスメールの自動化と効率化に焦点を当て、皆様の業務効率向上に役
立つ情報をお届けしました。ビジネスの現場でのコミュニケーションをスムーズにす
るために、是非ご活用いただければと思います。
　さて、ITニュースとしては、マイナ保険証への切り替えやNTTがIOWN（アイオン）
を活用した新しいサービスの展開についてご紹介しました。これらの最新技術の活用
により、より便利で効率的なサービスが提供されることが期待されます。
　一方で、今年の秋は、また、大きな台風の襲来が心配されています。自然災害に対
する備えを怠らず、安全を最優先に行動していただきたいと思います。万が一の際に
は、迅速な対応が求められますので、事前に対策をしっかりと立てておくことが重要
です。
　引き続き、メルマガをご愛読いただき、皆様のビジネスや生活に役立つ情報をお届
けできるよう努めてまいります。今後ともよろしくお願い申し上げます。
　次号は2024年10月7日発行の予定です。ご期待ください。　　　　＜編集部一同＞

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