人と業績が同時に伸びる会社づくりのヒント Vol.105 仕事の効率化のために大事な〇〇感
いつも忙しく、残業の多い
Aさんの話です。
その会社で残業や効率の話になると、
必ずやり玉にあがるくらい、
Aさんはいつも忙しそうに仕事をしていました。
入社から10年以上、仕事ぶりもベテランなのですが、
どんなお客さんを任せても、いつも効率が悪い。
話を聞いてみると、
飛び込みの仕事や
急な修正の依頼、
電話での相談が多く、
それが効率低下につながっているとのこと。
たまたま面倒なお客さんが多いのか？
電話が長いのが悪いのか？
強く出ない優しい性格のせいなのか？
本人も周囲も解決策を見出せずにいました。
実は私にも、同じような時期がありました。
お客さんから、いつ資料が来るか分からない。
急ぎの仕事が来たら、すぐ対応しないと気が済まない。
締め切りギリギリで修正の依頼が飛び込んでくる。
仕事に振り回され、お客様に振り回され、
疲弊していました。
一方、今ではそういうことはほとんどありません。
なぜなら、仕事の主導権を握り、
こちらがコントロールすることを大事にしているからです。
「コントロール感」と私は呼んでいるのですが、
例えばお客様が必要な情報を必要な時までに
準備して送ってくださるように、
こちらから依頼をしていくということです。
〇日は御社のために空けておきますので、〇日までに資料を送ってくださいね！
〇日までにチェックをお願いします！
〇日を過ぎるとご対応が難しいので、ご承知おきください。
と、こちらからどんどん期日を切っていって、
当日や前日にリマインドを送ります。
急な対応は難しいことを事前に伝えておき、
急な依頼については
「今日は難しいですが、明後日であれば対応可能です」
と伝えます。
Aさんの会社でも、実践できているメンバーはいます。
それをAさんに説明すると、
「いやでも、お客様にとっては、
いつでもすぐに対応してくれる方が、
嬉しいんじゃないですかね…」
ここに、Aさんが行動を変えられない根っこがありました。
Aさんが、いつでもすぐに対応すると、
「Aさんは急でも対応してくれるから、
Aさんに依頼する分は後回しでいいや」
と、お客様にとっての優先順位が下がっていくことを説明し、
「Aさんは、いつでも対応してくれる便利な人として
選ばれたいのですか？
それとも、Aさんはすごくいい仕事をしてくれて信頼できる。
だからこそたくさんの仕事を持っていて忙しい。
Aさんへの依頼は早く準備しないといけないけど、
でもAさんにお願いしたい、と思われたいですか？」
と聞いたところ、ハッとした表情をして
「今、考え方が変わりました」
とおっしゃっていました。
これからの変化が楽しみです。
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（編集後記）
朝晩が涼しくなり、夏の終わりを感じます。
私は、子供の夏休みの宿題が何とか全部終わって
ホッとしています^^;
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