人と業績が同時に伸びる会社づくりのヒント Vol.75 不毛な会議をなくすために
「会議の生産性が低い」
多くの企業の悩みではないでしょうか。
・資料を見れば分かるような報告をだらだらとしている
・同じ人がずっと喋っている
・参加者全員が「不毛な会議だな」と思いながら、終わるのを待っている
こんなこと、ありませんか？
もしあなたの会社の会議がこのようなことになっていたら、
まず始めに着手すべきことは「定義する」ことです。
何を定義するのか？
「目的」と「何を話されるべきなのか」です。
１．この会議の目的は何なのか
おそらく、多くの会議における目的は
「情報の共有」といったふわっとしたものだと思います。
もう一歩踏み込んで、
「この会議が終了した時、参加者がどのような状態になっていることを目指すか」
まで考えてみましょう。
例えば、定例で毎週行っている会議であれば、
・全社戦略について共通の理解をしており、
それに基づいて今週自部署で何をすべきかのアクションプランが明確になっている
・それぞれが今週取り組むべき新しいチャレンジを描けており、
「今週も頑張るぞ！」というやる気に満ち溢れている
・他部署の好事例を知り、
自部署でやってみることを１個以上考え付いている
など、ゴールイメージを明確に持ちましょう。
２．この会議では何を話されるべきなのか
これが定まっていない企業も多いです。
イメージしたゴールにたどり着くために、
全体の時間の中で、どのトピックで何分話すのか。
勿論、毎回同じというわけにはならないでしょうが、
その時の状況に合わせて、会議の冒頭に
「今日は最初の5分はAについての解説、
次の30分はBについてディスカッション、
最後の10分はCについての解説と質疑応答」という風にアジェンダを設定します。
ここで大事なのは、多くの会議で行われる「共有」とは何か、です。
単に資料を読めばわかることは、わざわざ会議で共有する必要はありません。
各課の数字の共有であれば、数字自体は資料で見てもらい、
・何が良くてこの数字になったのか？
・もしくは、何が悪くてこの数字になったのか？
・課題は何で、その解決のために何をするのか？
を「共有」ではなく「解説」することができれば、
他部署の参考になったり、
他部署からアドバイスをもらえたりするでしょう。
また、常に「次の打ち手を話さなければならない」という状況があれば
報告者の戦略立案能力が高まります。
共有をするのであれば、それによってどんな効果を狙うのかを考え、
効果が得られるように会議を設計しましょう。
あなたの会社では、どんなことができそうですか？
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（編集後記）
今年の冬は、寒いんでしょうか？
随分とぼけたことを言っているな、という感じですが、
今年は出産→新生児育児で、ほとんど外に出ていません。
4歳娘の保育園へのお迎えと
週に1度の買い物がほぼ唯一の外出で、
厳しい寒さを感じる時間が極端に少ないので
「もしかして暖冬なのかな？」と思ってました。
それを夫に言ったら
「いや！寒いよ！！」と怒られました。
そう、休日に子供を公園に連れていくのは
今年は完全に夫の役目。
どうやら今年の冬も寒いみたいです。
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