人と業績が同時に伸びる会社づくりのヒント Vol.79 会議を通して会社を良くする、という発想
ご支援の現場で、
私が会議のファシリテーションをさせていただくこともよくありますが、
会議自体を改善することにも携わっています。
会議の改善というと、
・無駄な会議をなくす
・会議の時間を短くする
・会議の資料準備の時間を短くする
といったことがイメージされると思いますが、
会議を使って、もしくは会議を通して、
会議以外への改善効果をもたらすことも狙っています。
ある会社の営業会議は、
多くの企業でよくあるように、以下のような状態でした。
〇単に報告して終わり
〇部長の独演会
〇部長から毎回怒られる
毎週月曜の朝に行っていたこの会議、
参加者である課長陣は毎回
「あぁ、また今週も怒られる」と思いながら参加し、
モチベーションの低い状態で1週間がスタートしていました。
この部長も、悪気があってこうしていたわけではありません。
部の目標を達成するために、
毎回同じようなことを言い、
同じようなことで怒っていました。
その効果は次第に薄れ、「週に1回怒られればいいや」と
営業活動や営業管理がおろそかになることにもつながっていました。
そこで、部長と課長の対話の場を設けることにしました。
この会議が終わった時、どんな状態になっていたらいいだろうか？
その状態になるためには、会議でどんな話がされていたらいいだろうか？
これらを、「今」できていないことにフォーカスするのではなく
未来志向で対話することにより、
これまでとは全く違う、あるべき会議の姿が描かれました。
部長からのトップダウンではなく
課長からの発信を主体として
成功や失敗を共有し、
その理由を深掘りし、
他の課長が自部署運営のヒントを得られる場。
今週はこれをやる！と宣言し、
他の課長がヒントやアドバイスを与えることで、
やる気と相乗効果を生み出す場。
そして、このような報告や宣言が必要となると、
・いい報告ができるような営業管理をする
・成功や失敗の理由を部下から聞く
・宣言したことを達成できるようにする
というように、普段の営業活動や部下とのコミュニケーションにも
いい影響を及ぼすようになります。
会議を通して会社を良くする、という視点で考えると、
皆さんの会社でできそうなことはありますか？
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